Huisstijl

Huisstijl & sjablonen

Er wordt vaak veel geld uitgegeven aan  de ontwikkeling van huisstijlen; een uitgekiend logo, precies de juiste kleuren, bijpassend briefpapier en dito enveloppen. Vaak gaat dat nog verder zodat ook lettertype, regelafstanden, marges en verdere opmaak van documenten een belangrijk onderdeel zijn van een huisstijl. Maar hoe zorg je ervoor dat dit nu door iedereen overal en altijd gebruikt wordt en kan worden? Meestal heb je het als eindverantwoordelijke al druk genoeg om de inhoud van brieven en/of rapporten te beoordelen en dan wil je geen tijd verliezen om ook nog op de huisstijl te moeten letten. En dat terwijl het wel het eerste beeld is dat klanten krijgen van je produkt of dienst.

Borgen met sjablonen

Dus hoe zorg je er nu voor dat je niet iedere keer weer op de toepassing van de juiste huisstijl moet letten? De ervaring leert namelijk dat men in de praktijk vaak geneigd is op basis van een bestaand of eigen document (en mogelijk met een afwijkende stijl) een nieuw rapport of brief op te stellen. In de loop van de tijd kan dit leiden tot een wildgroei aan documenten waarin uw met zorg ontwikkelde en duur betaalde huisstijl niet of nauwelijks meer herkenbaar is.

Dit kunt u voorkomen door de gebruikers ‘te begeleiden’ bij het maken van documenten. U biedt gebruikers dan een stabiele basis, waar vanuit vaste sjablonen alles op de juiste plaats en in de juiste vorm komt te staan. Ieder document, brief, fax of andersoortig, voldoet dan altijd aan de bedrijfshuisstijl. Gebruikers hoeven zich niet meer bezig te houden met de opmaak van het document, maar kunnen hun aandacht richten op de feitelijke inhoud en daar hun waarde toevoegen.

Waarom het ITenso-huisstijl programma?

Vanuit de ervaring die wij hebben met het verbeteren en standaardiseren van bedrijfsvoeringsprocessen, hebben wij ons eigen “programma” ontwikkeld. Dit wordt gekenmerkt door:

• Eenvoudig documenten maken met behulp van vaste invoer- en keuzeschermen.
• Documenten samenstellen/opbouwen aan de hand van invoegteksten en vaste veelgebruikte bouwstenen.
• De juiste naam en adresgegevens van relaties rechtsreeks uit een CRM database automatisch selecteren.
• Hulpprogramma’s, zoals printen, een logo invoeger en een digitale ondertekening, maken het samenstellen en uiteindelijk afronden/verzenden van documenten eenvoudiger.
• Eenvoudig versturen van mailings.

Wat is het ITenso-huisstijl programma?

Het ITenso-huisstijl programma is een invoegtoepassing in MS Word. Het maakt gebruik van bewezen functionaliteiten uit vertrouwde bestaande programmatuur. Daarnaast bevat het een koppeling met een CRM database voor het centraal beheren van de gegevens van uw relaties. U kunt hiervoor of gebruik maken van een eenvoudige “ITenso CRM database”, maar ook een koppeling naar veel bestande CRM databases is een mogelijkheid. Deze combinatie van sjablonen en een centrale database zorgt voor een actueel inzicht in de juiste contact- en adresgegevens en het correcte gebruik daarvan in uw correspondentie en documenten.

MS Word invoegtoepassing

De invoegtoepassing is gebaseerd op MS Word en bevat:

• Een persoonlijke menustructuur, die wordt toegevoegd aan de bestaande vertrouwde menustructuur in MS Word
• De basis van documenten wordt gelegd aan de hand van invoerschermen
• Het intelligent aanroepen vanuit de invoerschermen van onder andere naam, adresgegevens, maar ook eventuele vestigingsadressen en/of standaard teksten of tekstblokken
• Keuze mogelijkheden voor meerdere logo’s en/of variatie in kleur of zwart-wit
• De mogelijjkheid voor het op juiste wijze autoriseren van digitale ondertekening van documenten
• Het printen naar voorgedefinieerde papierladen met juiste instellingen, papiersoorten, etc.

ITenso CRM

Mocht u niet reeds de beschikking hebben over een goed functionerend CRM systeem, dan kunt u in aanvulling op de sjablonen in MS Word ook gebruik maken van een eenvoudige ITenso CRM oplossing. In deze eenvoudige applicatie heeft als kenmerken:

• U kunt al uw contact en adresgegevens van uw relaties beheren
• Het bevat een integratie met MS Outlook, MS Excel en MS Word
• Met behulp van filteren van kenmerken op organisatie en personen kunt u snel zoeken
• Het biedt de mogelijke voor het verzorgen van mailings
• Verstuurde documenten kunnen eenvoudige worden geregistreerd (en zijn dus ook weer terug te vinden)

Waarom ITenso?

Het antwoord is even eenvoudig als de oplossing zelf: het is maatwerk voor de prijs van een standaard oplossing. Door slim gebruik te maken van standaard functionaliteiten waar bijna iedere PC al over beschikt, weten de IT Consultants van ITenso snel uw huisstijl te borgen met sjablonen. Vraag ons eens geheel vrijblijvend voor een offerte.

In het kort

• Eenvoudig documenten maken middels invoerschermen
• Gemakkelijk teksten invoegen vanuit een menu
• Programma opmaak is door u zelf aan te passen
• U kunt zelf sjablonen en invoegteksten plaatsen
• Documenten beveiligen tegen opmaak wijzigingen
• Documenten zijn altijd in de voorgedefinieerde huisstijl
• Relaties beheren middels CRM
• Digitaal versturen van documenten in de huisstijl
• Digitaal ondertekenen van documenten
• Digitaal registreren uitgaande documenten
• Geen voorbedrukt briefpapier meer nodig
• Logo’s in- of uitvoegen
• Printen naar voorgedefinieerde papierladen
• mailings verzorgen middels verzendlijsten
• Standaard programmatuur te combineren met maatwerk